Duurzaam inkopen: 'We moeten durven om vooruit te kijken, te denken én te doen'

Het vastleggen, beheren en bewaken van afspraken met leveranciers, het signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt en deze vertalen naar haar eigen accounts, het zijn van een gesprekspartner op tactisch en strategisch niveau voor zowel de organisatie als de leveranciers van Saxion; het is slechts een greep uit een gemiddelde werkweek van Saskia van Laar, contractmanager Vastgoed en Huisvesting bij de afdeling Inkoop. 

Maar wanneer ze vertelt wat haar werk zo leuk maakt, blijkt dat er nog een hele wereld schuilgaat achter het maken van goede, toekomstbestendige contractafspraken met leveranciers, en het erop toezien dat deze worden nagekomen. Een wereld waarin ze collega’s enthousiast maakt over duurzaamheid, circulariteitsessies organiseert met leveranciers en ervaringen uitwisselt met andere onderwijsinstellingen over duurzame aanbestedingen. Een wereld, kortom, waarin de contacten minstens zo belangrijk zijn als de contracten. “Ik praat graag. Daar is dit echt de ideale functie voor”, aldus Saskia.

Tips en tricks

Gisteren nog, vertelt ze, belde een leverancier haar spontaan op. “We zijn bezig met de voorbereidingen van een aanbesteding voor ledverlichting. Met hem had ik eerder dit jaar gesproken om informatie op te halen; hoe zit die markt in elkaar, hoe kijken jullie ertegenaan? Hij gaf ons toen wat tips en tricks. Gisteren belde hij dus weer, omdat hij in een recente tender nog meer tips en tricks had opgedaan. ‘Wanneer ben je er, dan kom ik die even toelichten’, zei hij. Dat vind ik heel erg leuk: hij onderhoudt zo het contact met mij en ik kan zo de juiste informatie ophalen.”

Duurzame inkoop

Met het voorbeeld van de ledverlichting, schuiven we op richting het hoofdthema van het gesprek: duurzame inkoop. Als contractmanager, met vastgoed als aandachtsgebied, zit Saskia op een sleutelpositie om bij te dragen aan de duurzame ambitie van Saxion om in 2050 een CO2-neutrale bedrijfsvoering en vastgoedportefeuille te hebben. Bij alle grote contracten die Saxion op dit gebied afsluit, is ze betrokken. Saskia: “2050 lijkt nog ver weg, maar we sluiten sommige contracten echt voor járen af. De keuzes die we nu maken, hebben dus grote impact op hoe Saxion er straks uitziet.”

Green Ambassador

Mede door de sleutelpositie die ze heeft, mag Saskia zich sinds afgelopen jaar Green Ambassador van Saxion noemen. “Binnen de afdeling Inkoop ben ik naar voren geschoven om duurzaamheid meer te verankeren en aan te jagen”, legt ze uit. “Wat ook heeft meegespeeld bij de nominatie: ik heb eerder onderzoek gedaan naar de aanbestedingen die we de afgelopen jaren hebben gedaan. Welke rol had duurzaamheid hierin? Welke duurzaamheidsthema’s kwamen daarin terug? Hoeveel punten hebben wij toegekend aan duurzaamheid en hoe heeft dit doorgewerkt in de keuze voor een partner.”

Aanjagen

Een belangrijk onderdeel van haar werk is dus het aanjagen van duurzaamheid. Bij potentiële leveranciers, maar ook bij de opdrachtgevers binnen Saxion –  zij die over het budget gaan. “Wij kunnen heel veel willen en zeggen,” legt Saskia uit, “maar uiteindelijk neemt iemand anders een besluit over een contract. Zíj moeten duurzaamheid als belangrijk thema zien in een aanbesteding. Gelukkig merk ik dat collega’s inmiddels goed in staat zijn om het gesprek aan te gaan over de mogelijkheden van duurzaamheid en ervoor te zorgen dat dit terugkomt in de besluitvorming. Daar hebben we ook trainingen in verzorgd. Hoe voer je hier het goede gesprek over? Hierdoor zie je dat het inmiddels eigenlijk in elke aanbesteding een thema is. Daar mogen we best trots op zijn.”

NEN-keuringen

Haar opdracht is duidelijk, evenals de verhoudingen tussen Saskia en haar externe en interne relaties. Heeft ze misschien nog een recent voorbeeld paraat dat haar werk illustreert? Saskia: “We hebben niet al te lang geleden een aanbesteding gedaan voor NEN-keuringen; het controleren van alles waar een stekker aan zit. Dan denk je misschien: wat kun je in vredesnaam doen met duurzaamheid in zo’n keuring. En eerlijk gezegd, dacht ik dat zelf ook. Maar je kunt het altijd kritisch uitvragen natuurlijk.” 

Saxion vroeg de thema’s circulariteit, toegevoegde waarde voor het onderwijs en SROI uit bij mogelijke leveranciers. “Vervolgens krijg je daar dan een heel verhaal op terug van een leverancier”, vertelt Saskia, “wat ze allemaal terug doen voor de gemeenschap en dat ze zelfs 'CO2-prestatieladder gecertificeerd' zijn. Dat kunnen lang niet alle bedrijven zeggen, ook grotere leveranciers niet. ‘Hoe dan?!’, dacht ik echt. En dan heb je het dus over iets als een keuring. Dat vind ik dan best wel bijzonder.”

Bij het vinden van een leverancier voor de NEN-keuringen was duurzaamheid uiteindelijk een gunningscriterium. “Een duurzamere inschrijving krijgt dan meer punten in de aanbesteding. Daarmee is de kans groter dat een duurzamere inschrijving wint. En uit het onderzoek dat ik hiernaar heb gedaan, blijkt dat dus ook het geval te zijn”, vertelt Saskia. 

Ervaringen uitwisselen

Naast leveranciers en de opdrachtgevers binnen Saxion, heeft Saskia ook geregeld contact met andere onderwijsinstellingen, om ervaringen uit te wisselen. “Iedereen is op zoek naar praktijkvoorbeelden. Als wij een duurzame aanbesteding hebben gedaan, neem bijvoorbeeld catering, dan komen ze bij ons in de lucht om te vragen hoe dat is gegaan. Zodat zij dat weer als input voor hun aanbesteding kunnen gebruiken.”

En andersom gebeurt het ook. “We werken nu aan een visie op meubilair. We weten dat Universiteit Utrecht op dat gebied een mooi voorbeeld is. Daarom zijn we nu in gesprek: hoe werkt dat dan, wat gaat er goed en wat niet? Om te kijken of we het bij Saxion op dezelfde manier kunnen doen”, aldus Saskia.

“We vinden elkaar dus wel,” gaat ze verder, “maar ik merk dat wij al wel verder zijn; in alle aanbestedingen die naar het College van Bestuur gaan zit een duurzame afweging op people, planet en profit. Bij andere organisaties blijkt dat toch lastiger.”

Meeste winst

En als we het hebben over de CO2-voetafdruk van Saxion; waar is volgens Saskia dan nog de meeste winst te behalen? “Installaties”, reageert ze vastbesloten. Ze doelt hiermee op de techniek die nodig is om de Saxion-locaties te verwarmen, te koelen en te verlichten. “Daar hebben we er natuurlijk heel veel van. Een deel daarvan is verouderd en loopt tegen het einde van de technische levensduur aan.”

Grootste uitdaging

Met het vervangen van verouderde installaties, zoals de klimaatinstallatie van de hoofdlocatie in Deventer, kan Saxion grote stappen zetten richting het doel van 2050. Daarin schuilt volgens Saskia ook direct de grootste uitdaging. “Het grootste euvel met duurzame keuzes is, dat die vaak duurder zijn in aanschaf. Op de lange termijn zijn die investeringen echt wel terug te verdienen, maar daar zit nog wel eens een discrepantie: wat als we nu iets meer budget nodig hebben om het straks beter voor elkaar te hebben? Ik merk dat iedereen bij Saxion staat voor duurzaamheid, en daar lopen we in voorop, maar dan moet je die keuzes ook wel durven maken. We moeten durven om vooruit te kijken, te denken én te doen.”

‘We bereiken echt dingen’

En hoe vindt Saskia het om als contractmanager bij te dragen aan deze grote uitdaging? “Heel leuk! Het past echt in mijn straatje. Ik ben enthousiast en bekijk dingen altijd positief. Ik denk dat het mij daarom goed lukt om mensen mee te nemen in een verhaal, in een gedachtegoed. En we bereiken echt dingen, dat maakt het ook zo leuk. Als iedereen steeds ‘nee’ zegt als je met een voorstel komt, dan stopt het. Bij Saxion is dit niet zo. Ik merk juíst dat er steeds meer ruimte komt voor duurzaamheid.”

Fotografie: Thomas Busschers