Hoe maak ik mijn video privacy proof?

Het ministerie van OCW heeft de landelijke ambitie om in 2025 alle docenten in het hoger onderwijs hun onderwijsmaterialen vrij beschikbaar te laten stellen. Dit is natuurlijk een mooie ambitie maar tegelijkertijd moeten we voldoen aan de strenge wet- en regelgeving van de AVG waardoor dit niet altijd zo eenvoudig is als in eerste instantie gedacht.

In de bijeenkomst werd ontzettend veel behandeld wat je kan teruglezen in deze presentaties. Ik richt me in dit stuk alleen op wat handige tips rondom de vraag: Hoe maak ik mijn video privacy proof? En ik kijk onder andere naar de AVG en het portretrecht. Ik heb tevens gesproken met Rob Toebes, Privacy Officer binnen Saxion, over hoe om te gaan met het soms nogal grijze gebied van de wet- en regelgeving rondom privacy.

Hoe maak ik mijn video privacy proof?

1. Doelbinding en transparantie
Wees altijd transparant richting betrokkenen. Geef vóórdat je gaat opnemen duidelijk aan wat het doel van de video is en gebruik het niet voor andere doeleinden. Geef tevens aan hoe lang de video gebruikt gaat worden. Hier moeten betrokkenen die in de video herleidbaar voorkomen (je gezicht is al genoeg om het een persoonsgegeven te maken) vooraf mee instemmen. Privacy moet de leidraad zijn.

Voorbeelden van doelen:

1. • Een les wordt opgenomen zodat deze door studenten de komende 7 jaar teruggekeken kan worden om te leren.
   • Een videoproductie wordt gemaakt zodat deze de komende 7 jaar als onderwijsmateriaal wordt gebruikt in de leeromgeving.
   • Een video wordt als gemaakt werk door studenten ingeleverd als opdracht en 7 jaar bewaard.
      

2. Grondslag
Vóórdat je begint met het maken van de beelden heb je een geldige reden nodig om de video te verwerken waarin betrokkenen herleidbaar in voorkomen. Zo kan je bij de grondslag gerechtvaardigd belang mogelijke betrokkenen in de video heel duidelijk van tevoren de keuze geven om niet opgenomen te worden. Je houdt vóórdat je gaat opnemen rekening met de rechten van de betrokkenen en bent hier transparant in. Je kan zelf als betrokkene kiezen om niet in de opname voor te komen.

Voorbeelden van grondslagen:

• Geef bij de opname van een les duidelijk aan dat alleen de eerste twee rijen worden opgenomen zodat studenten ervoor kunnen kiezen om in een andere rij te gaan zitten en zo niet worden opgenomen.
• Geef bij een opname duidelijk middels bordjes aan dat er wordt opgenomen en baken het opnamegebied af met bijvoorbeeld een afzetlint

Uitzondering: Journalistiek handelen
Volgens de hoogste Europese rechtbank is iedereen journalist:
“Bij de bekendmaking aan het publiek van informatie, meningen of ideeën, ongeacht het overdrachtsmedium. Deze activiteiten zijn niet voorbehouden aan mediaondernemingen en kunnen een winstoogmerk hebben.”
In dit geval gelden een hoop artikelen uit de AVG niet (dit is in de Uitvoeringswet AVG bepaald) en heb je geen toestemming nodig van mogelijke betrokkenen in de video. Je hebt wel altijd nog een grondslag nodig maar bij journalistiek is dit bijna altijd vrije nieuwsgaring wat een eigen gerechtvaardigd belang is.

Uitzondering: Portretrecht
Portretrecht is van belang zodra je mensen herkenbaar in beeld gaat brengen op privé (Saxion) terrein. Zodra een video in opdracht gemaakt wordt dan is er toestemming van de geportretteerde nodig. Dit kan je doen met behulp van een quitclaim. Zo tekent bijvoorbeeld een gefilmde docent een afstandsverklaring van het portretrecht en voorkom je problemen ná publicatie.
In openbare ruimtes mag je opnames maken en mensen herkenbaar in beeld brengen zonder toestemming. De openbare ruimte valt namelijk onder de vrijheid van informatiegaring. De geportretteerde kan zich altijd beroepen op het portretrecht. Hier moet hij/zij dan wel een geldige reden voor hebben of een redelijk belang.

3. Dataminimalisatie
Verzamel zo min mogelijk persoonsgegevens. Neem geen betrokkenen op indien deze niet van belang zijn in de video en dit te voorkomen valt.

4. Datakwaliteit
Zorg ervoor dat de persoonsgegevens die worden opgenomen kloppen. Denk bijvoorbeeld aan een juiste vermelding van de namen van de sprekers in de video.

5. Rechten van betrokkenen
Zorg ervoor dat de betrokkenen in de video recht hebben op inzage, rectificatie, vergetelheid en beperking en stoppen van de verwerking. Bekijk hiervoor ook de privacyverklaring van Saxion.

6. Gebruiksminimalisatie
Verwijder de video zodra het geen doel meer heeft.

7. Beveiligde omgeving
Zorg dat de video in een veilige omgeving wordt gedeeld. Gebruik bijvoorbeeld Saxions eigen videoplatform https://video.saxion.nl i.p.v. YouTube.

Heb je naar aanleiding van deze tips vragen? Neem gerust contact op met de Saxion Video-unit. Heb je een vraag over informatiebeveiliging en privacy binnen Saxion? Dan kan je het beste hier je vraag stellen.